隨著現(xiàn)代企業(yè)采購管理越來越嚴格規(guī)范，招標采購方式被廣泛采用。其中，招標代理公司承擔著招標策劃、招標文件編制、評標組織等專業(yè)工作，涉及多企業(yè)、多標的物的技術、價格、競爭等大量信息。如何對現(xiàn)有業(yè)務數(shù)據(jù)和專家經(jīng)驗進行高效組織和科學管理，成為企業(yè)更快、更好發(fā)展的關鍵。

從招投標工作的全生命周期來看，接受甲方企業(yè)委托之后，招標代理公司最重要的工作是招標文件編制并啟動發(fā)售，這項工作往往由項目經(jīng)理承擔。整個招標文件準備過程十分冗雜繁重，工作流標準化、智能化、精細化水平亟需提高。

招標文件管理，難在哪里

招標文件往往是以國家標準文件為基礎，通過對國家標準文件、國家法律法規(guī)、集團管理制度和歷史招標文件進行解構，再重構形成的文件。按照金字塔結(jié)構，標準文件由法律、管理和經(jīng)濟技術三個部分組成。

招標文件質(zhì)量依賴項目經(jīng)理的業(yè)務水平和個人經(jīng)驗，重要章節(jié)或條款缺漏、存在歧視性條款、投標響應時間要求不合規(guī)等問題時有發(fā)生，導致招標過程中需要多次發(fā)布澄清，甚至會直接導致招標工作的延期或取消。

范本，作為招標文件編制時參考使用的示范性文本，如果運用得當，將極大地提升招標文件編制效率。對于招標代理公司來說，在實際工作場景中，范本應用主要存在這些難題：

1. 范本編制難

（1）一次范本編制往往需要30人以上團隊投入大半年時間，還需要動用大量外部專家的支持，耗時耗力；

（2）范本編制涉及人數(shù)眾多，但歷史的編制經(jīng)驗和數(shù)據(jù)資料無法得到充分利用，難以進行工作協(xié)同。

2. 范本更新難

（1）范本更新是一件長效工作，但往往沒有專人負責，時效性也難以保證；

（2）隨著范本編寫總量越來越大，單純依賴人工手動修改范本，工作量太大且容易遺漏出錯。

3. 范本管理難

（1）招標代理公司的架構復雜，常常要多個團隊協(xié)作，缺乏統(tǒng)一的流程協(xié)作平臺維護范本；

（2）范本審核及修改意見難以跟蹤和反饋。

4. 范本應用難

（1）常規(guī)的范本格式難以得到充分應用，失去了示范意義。集團總部與分子公司各自為戰(zhàn)，錯誤頻出；

（2）一份招標文件在5萬到10萬字，是否嚴格使用范本，人工難以檢查、跟蹤。

因此，對于招標代理公司來說，只有建立標準統(tǒng)一、功能齊全、應用智能的范本及招標文件編制體系，才能系統(tǒng)性提升招標工作中各類文件編寫的質(zhì)量和效率。

一個系統(tǒng)，智能提升范本與招標文件編制效率

近年來，人工智能技術發(fā)展突飛猛進，在趨勢預測、語義理解、文本生成等場景應用中均有良好表現(xiàn)。同時，隨著法規(guī)制度不斷完善、代理資質(zhì)陸續(xù)取消，招標投標活動在法制化、規(guī)范化、電子化長足發(fā)展的基礎上，也逐漸呈現(xiàn)出標準化、專業(yè)化、智能化等新趨勢。

基于知識圖譜、自然語言處理、圖像識別等人工智能技術在各項招標活動中的應用，招標文件智能輔助生成系統(tǒng)應運而生！面向招標代理公司，招標文件智能輔助生成系統(tǒng)以實現(xiàn)智能化、標準化招標文件編制為核心目標，有效提升了策劃、招標、投標、評標、合同履約等招標全過程的管控能力。

招標文件智能輔助生成系統(tǒng)主要基于兩類數(shù)據(jù)進行招標范本及文件的智能編制。第一類是招標代理公司內(nèi)部現(xiàn)有的歷史數(shù)據(jù)，如調(diào)研報告、范本、模板文件、招標文件、技術規(guī)格書、操作手冊、質(zhì)量檢測報告、投標文件等，其中包含了大量招標代理公司的業(yè)務數(shù)據(jù)，是知識管理系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)輸入。第二類是外部數(shù)據(jù)，如法律法規(guī)、行業(yè)政策、市場動態(tài)等，對招標代理公司的數(shù)據(jù)進行有效補充，進一步豐富了招標代理公司的數(shù)據(jù)來源。

在此基礎上，招標文件智能輔助生成系統(tǒng)主打知識結(jié)構化、智能化、模塊化，通過自然語言處理技術抽取提煉關鍵要素，按照應用領域、背景、使用、屬性等特征構成招標范本知識庫，融合了智能引用、修改、細化、補充等功能。在范本基礎上，用戶甚至可以直接通過填空或者選擇的形式完成招標文件編制，編制文件的效率大幅提升，過程也更加輕松。

1. 讓范本編制更智能

招標范本的生成邏輯是較為固定的，特別是國家法律法規(guī)、公司管理制度這些標準條款。招標文件智能輔助生成系統(tǒng)基于人工智能技術從發(fā)改委標準文件、公司管理制度中提取挖掘關鍵信息，實現(xiàn)對法律及制度的套用、引用及驗證，再結(jié)合標的物的經(jīng)濟技術部分要求，智能生成公司級的招標范本的各個模塊。招標管理公司結(jié)合實際項目需求，就能快速完成一個又一個項目招標文件，實現(xiàn)招標文件編制質(zhì)量和效率的雙提升。

2. 讓范本更新更及時

隨著范本數(shù)量增加，人工更新的難度會大幅增加。在招標文件智能輔助生成系統(tǒng)中，法律范本是管理范本的基礎，管理范本是經(jīng)濟技術范本的基礎，經(jīng)濟技術范本是標準范本的基礎。這種模塊化編寫邏輯的優(yōu)勢是，當法律、管理和經(jīng)濟技術部分有更新時，AI技術可以進行自動化更新，極大提高了標準文件的更新效率，從根源上解決了范本更新時效性不足、耗費大量人工等問題。

3. 讓范本管理更簡單

招標文件智能輔助生成系統(tǒng)基于人工智能技術建立滿足不同場景的知識規(guī)則或知識模型，實現(xiàn)了范本的全生命周期管理。如通過建立智能檢查規(guī)則，完成范本、標準招標文件、投標文件、評標報告等各個階段文件的自動檢查，變事后檢查為事中檢查，全面提升招標代理公司在招標過程中文本編輯、審核、評價等專業(yè)性工作的準確性，使整個招標文件編制的管理過程可追溯。

4. 讓范本應用更規(guī)范

招標文件智能輔助生成系統(tǒng)應用了大量自然語言處理、深度學習、知識圖譜等技術，為招標代理公司提供業(yè)務信息抽取、最佳語句推薦、標的物地圖、關鍵詞抽取等一系列功能。用戶可以快速、智能獲取招標文件編制時常用的數(shù)據(jù)素材，實現(xiàn)人與人、人與知識的快速鏈接。在一個系統(tǒng)的支撐下規(guī)范應用范本，快速提升員工整體工作水平的同時，也將大大提升招標代理公司整體的業(yè)務效率。

作為典型的知識密集型企業(yè)，大多數(shù)招標代理公司因缺乏有效的落地方案，暫未將大量分散的業(yè)務數(shù)據(jù)和寶貴的專家經(jīng)驗轉(zhuǎn)化成知識，直接造成了知識獲取難和經(jīng)驗分享難的局面。

招標文件智能輔助生成系統(tǒng)通過人工智能技術完成招標文件編制，幫助招標代理公司有效管理現(xiàn)有知識，智能生成好用、易用的新知識，共享業(yè)務專家經(jīng)驗、沉淀公司知識資產(chǎn)，進而全面增強業(yè)務人員的協(xié)同工作能力和個人技能素質(zhì)，將大大提高企業(yè)在招投標領域的競爭力。

目前，招標文件智能輔助生成系統(tǒng)已經(jīng)服務了多家頭部招標代理公司，對于項目經(jīng)理而言，一份耗時2天的招標文件，如今只需要3個小時就可以快速完成編制，在提升效率的同時，準確率也得到了保證，最大可能地減少了廢標事件的發(fā)生。

如果作為招標代理公司的你，也希望解決招標文件編制的難題，歡迎垂詢010-64934028。